Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w Urzędzie Gminy w Szepietowie

Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, co oznacza, że:

1. korespondencja wpływająca jest stemplowana pieczęcią wpływu z naniesieniem daty wpływu, rejestrowana w rejestrze kancelaryjnym, następnie dekretowana przez Wójta lub Sekretarza i przekazywana pracownikom za pokwitowaniem,

2. w przypadku korespondencji nie podlegającej otwarciu (poufne, zastrzeżone), pieczęć wpływu i datę stawia się na kopercie i niezwłocznie przekazuje osobie upoważnionej,

3. wszelkie skargi i wnioski obywateli są przez sekretariat niezwłocznie rejestrowane w rejestrze skarg i wniosków i przekazywane za pokwitowaniem pracownikowi, który po załatwieniu sprawy podaje do rejestru termin i sposób ich załatwienia,

4. korespondencja kierowana do Rady przekazywana jest poprzez pracownika ds. obsługi Rady niezwłocznie jej Przewodniczącemu,

5. korespondencja zawierająca jedynie nazwisko i imię adresata, bez oznaczenia pieczęcią nadawcy, winna być traktowana jako prywatna.

Korespondencja wychodząca z Urzędu wysyłana jest za pośrednictwem sekretariatu:

1. korespondencja do wysyłki jest kopertowana, adresowana i opieczętowana przez osobę załatwiającą sprawę,

2. korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym, czy sądowym wysyłana jest listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

3. sekretariat zaopatruje listy do wysyłki w odpowiednią opłatę pocztową i rejestruje w książce nadawczej wszelkie listy polecone i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.